Almeno una volta nella vita ci siamo trovati nella posizione di dover inviare ad un recapito più o meno lontano dei documenti importanti

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Fino a qualche anno fa la soluzione era unica, ovvero bisognava affidarsi alla posta raccomandata. Con l’era digitale, invece, le soluzioni si sono moltiplicate ed ora possiamo beneficiare del fax e della PEC. La domanda è, però, d’obbligo: qual è la soluzione migliore?

Inviare documenti importanti con posta raccomandata

Quando si ha la necessità di inviare documenti importanti per presentare la propria candidatura per un concorso, un annuncio di lavoro o altro, è bene assicurarsi che questi arrivino a destinazione. La posta raccomandata con ricevuta di ritorno ha la caratteristica di inviare al mittente una ricevuta (sotto forma di cartolina) quando è arrivata a destinazione. Questo per avvisare il mittente che tutto sia andato a buon fine.

Per poter inviare dei documenti con posta raccomandata basta recarsi all’ufficio postale e compilare la cosiddetta velina blu e la cartolina A/R. Entrambi vanno compilati con i dati che ci vengono richiesti, relativi al mittente e al destinatario. Sulla busta della raccomandata bisogna indicare nome e cognome del mittente in alto a sinistra, e nome e cognome del destinatario in basso a destra. Ed il gioco è fatto.

L’invio con PEC

La posta elettronica certificata è una particolare di posta elettronica, che permette di dare a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale, garantendo così la prova dell’invio e della consegna. Anche il contenuto della PEC può essere certificato e firmato elettronicamente, oppure criptato garantendo quindi anche autenticazione, integrità dei dati e confidenzialità.

In ogni messaggio di posta elettronica certificata inviato è apposto anche un riferimento temporale che certifica la data e l’ora di ognuna delle operazioni descritte. In caso di errore in una qualsiasi delle varie fasi del processo, i gestori inviano ovviamente un avviso per segnalare l’anomalia in modo tale che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione del messaggio. Tra le più importanti ed utilizzate c’è quella di Aruba.

E se si utilizzasse il fax?

Il fax fa parte della nostra vita privata e lavorativa da più di cinquanta anni, forse anche di più. Chi di voi non ha mai utilizzato il caro, vecchio fax, quello con la linea dedicata da tenere in ufficio o, in alcuni casi, anche a casa? Il fax offre una tecnologia praticamente inattaccabile che mette al sicuro i nostri documenti. Può sembrare una soluzione che guarda al passato, ma grazie ad internet oggi tutto diventa più accessibile, anzi addirittura gratuito.

Sul web, infatti, ci sono tanti siti internet che consentono di inviare fax in maniera totalmente gratuita per un numero limitato di pagine – it.efax.com ne offre 150 per il primo mese – mentre dal mese successivo si passa ad una versione in abbonamento dal costo irrisorio. Il fax online utilizza un sistema di criptaggio del messaggio che si invia, mettendo al sicuro i nostri documenti da hacker e malintenzionati vari.

Col fax online, inoltre, si risparmiano i costi legati all’acquisto dello strumento da tenere in ufficio o in casa, della linea internet dedicata, del toner e della carta. Un vero vantaggio per chi ha bisogno di inviare i propri documenti in maniera sicura, veloce ed economica. Per chi fosse ancora perplesso deve ricordare che i documenti inviati con il fax online saranno leggibili con qualsiasi fax tradizionale e viceversa.

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